Privacy Reglement

 

Artikel 1: Begripsbepalingen
1.1 In dit reglement wordt verstaan onder:
a) Pluswerk Re-integratie en/of Pluswerk: Pluswerk Reintegratie BV, gevestigd en kantoorhoudende te Utrecht aan de Maliesingel 34;
b) De directie: de directie van Pluswerk Re-integratie;
c) Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
d) Verwerking persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van een gegeven;
e) Verstrekken persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens;
f) Betrokkene: degene op wie persoonsgegevens betrekking hebben;
g) Verantwoordelijke: Pluswerk Re-integratie;
h) Bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen;
i) Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
j) Daar waar in dit reglement de mannelijke persoonsvorm wordt gebruikt, dient ook de vrouwelijke persoon te worden gelezen.

Artikel 2: Verantwoordelijkheid en bewerking
Pluswerk is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen ten behoeve waarvan Pluswerk re-integratiewerkzaamheden verricht.

Artikel 3: Voorwaarden en doel verwerking
3.1 De persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend.
3.2 De verwerking van gegevens inzake de gezondheid genieten specifieke aandacht. Deze gegevens mogen verwerkt worden voor zover dat noodzakelijk is voor een goede uitvoering van wettelijke voorschriften of voor de re-integratie of begeleiding van werknemers in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid. Medische gegevens worden aangemerkt als bijzondere gegevens. De aard van deze gegevens brengt met zich mee dat de verwerking ervan een grote inbreuk kan vormen op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene. Op basis van de WBP kan een bedrijf deze gegevens voor re-integratie niet verwerken zonder dat zij daar toestemming voor heeft van de betrokkene. Pluswerk Re-integratie is verplicht de betrokkene te informeren over de verwerking van deze bijzondere gegevens.
3.3 Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is.
3.4 Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
3.5 Doel van de verwerking is: het kunnen beschikken over gegevens die noodzakelijk zijn voor een juiste uitvoering van de aan Pluswerk Re-integratie opgedragen re-integratiewerkzaamheden; in het bijzonder de toeleiding van betrokkenen tot arbeid/scholing of sociale activeringsactiviteiten, bemiddeling van betrokkenen bij (gesubsidieerde) arbeidsplaatsen, de begeleiding van betrokkenen bij arbeid, scholing en sociale activeringsactiviteiten.

Artikel 4: In de registratie opgenomen gegevens
4.1 De verwerking bevat per betrokkene ten hoogste de gegevens die opgenomen zijn in bijlage A, welke worden geacht een geheel te vormen met dit reglement.

Artikel 5: Naleven reglement en geheimhouding
5.1 De verantwoordelijke ziet toe op de verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig dit reglement. De verantwoordelijke is aansprakelijk voor eventuele schade als gevolg van het niet naleven van dit reglement. De verantwoordelijke legt de taken, rechten en plichten van de verantwoordelijke en de bewerker schriftelijk vast in een instructie. Betrokkenen kunnen deze instructie inzien bij de verantwoordelijke.
5.2 De verantwoordelijke en de bewerker van de onderhavige verwerking zijn verplicht dit reglement na te leven. De verantwoordelijke en bewerker zijn verantwoordelijk voor het goed functioneren van de onder hun beheer staande faciliteiten.
5.3 Een ieder die handelt onder het gezag van de verantwoordelijke of van de bewerker, alsmede de bewerker zelf, voor zover deze toegang hebben tot de persoonsgegevens, verwerkt deze slechts in opdracht van de verantwoordelijke, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
5.4 De personen die in opdracht van de verantwoordelijke kennis kunnen nemen van persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. De verantwoordelijke is gehouden deze geheimhoudingsplicht aan voornoemde personen op te leggen.

Artikel 6: Melding
6.1 De geheel of gedeeltelijke geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die voor de verwezenlijking van de in artikel 3 genoemde doeleinden bestemd is, wordt gemeld bij het College bescherming persoonsgegevens.

Artikel 7: Informatieverstrekking aan betrokkene
7.1 De verantwoordelijke deelt vóór het moment van verkrijging betrokkene zijn identiteit en de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens bestemd zijn mede.
7.2 De verantwoordelijke verstrekt nadere gegevens voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat er van wordt gemaakt, nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.
7.3 Indien de persoonsgegevens worden verkregen op een andere wijze dan bedoeld in de voorgaande leden, deelt de verantwoordelijke de betrokkene de informatie mede, tenzij deze reeds daarvan op de hoogte is:
a) Op het moment van vastlegging van hem betreffende gegevens of
b) Wanneer de gegevens bestemd zijn om te worden verstrekt aan een derde, uiterlijk op het moment van de eerste verstrekking.

Artikel 8: Kennisgeving
8.1 De verantwoordelijke maakt het bestaan van de verwerking en van het reglement bekend en geeft aan op welke wijze het reglement kan worden ingezien en verkregen en hoe nadere informatie ter zake kan worden ingewonnen.
8.2 Behoudens de in de voorgaande leden neergelegde algemene kennisgeving doet de verantwoordelijke iedere betrokkene mededeling van diens gegevensverwerking.

Artikel 9: Beveiliging
9.1 De verantwoordelijke heeft passende technische en organisatorische maatregelen uitgevoerd om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Gelijke plicht rust op de bewerker voor het geheel of gedeelte van de faciliteiten die hij onder zich heeft. De ter zake getroffen regelingen worden schriftelijk vastgelegd en zijn bij de verantwoordelijke respectievelijk bewerker in te zien.
9.2 Het is het personeel van Pluswerk Re-integratie niet toegestaan persoonsgegevens buiten de gebouwen van de organisatie te brengen, op te slaan, te verwerken, in te voeren, te wijzigen of te verwijderen, tenzij zulks noodzakelijk is voor het bereiken van het doel van de verwerking. De betreffende medewerker dient de nodige zorgvuldigheid daarbij te betrachten.
9.3 De verantwoordelijke heeft een schriftelijke instructie met betrekking tot:
a) De elektronische beveiliging, de toegangsautorisatie en de wijziging daarvan;
b) De toegang tot handmatig bijgehouden verwerking
c) De beveiliging van de organisatie, de bevoegdheden en de verantwoordelijkheden van verantwoordelijke en bewerkers.

Artikel 10: Toegang tot verwerking
10.1 Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen ter zake hebben toegang tot de verwerking, dan wel kan interne verstrekking uit de verwerking plaatshebben aan:
a) De verantwoordelijke, indien en voor zover zijn taken met betrekking tot de verwerking dit noodzakelijk maken;
b) Degenen die werkzaam zijn in de organisatie van de verantwoordelijke, indien en voor zover deze de gegevens nodig hebben ten behoeve van hun taakuitoefening in de organisatie van de verantwoordelijke;
c) De bewerker, indien en voor zover zijn taken met betrekking tot de verwerking dit noodzakelijk maken;
d) Personen die op grond van een daartoe strekkende overeenkomst, goedgekeurd door de verantwoordelijke, belast zijn met het onderhoud en instandhouding van de apparatuur en programmatuur in gebruik ten behoeve van de verwerking, indien en voor zover dit noodzakelijk is;
e) Opdrachtgevers van Pluswerk Re-integratie, indien en voor zoverre het persoonsgegevens betreffen van betrokkenen waarvoor de opdrachtgever Pluswerk Re-integratie opdracht heeft gegeven re-integratiewerkzaamheden te verrichten;
f) Betrokkenen;

10.2 De taken van de onder lid 1 genoemden en de gegevens waartoe deze toegang hebben of intern verstrekt kunnen worden, staan omschreven in bijlage B, welke wordt geacht een geheel te vormen met dit reglement.

Artikel 11: Verwerking voor statistische of wetenschappelijke doeleinden
11.1 Indien persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd dat zij voor de ontvanger niet tot individuele personen herleidbaar zijn, kan de verantwoordelijke beslissen deze te verstrekken ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en statistiek.
11.2 Voor het doel van wetenschappelijk onderzoek kan de houder naam en adresgegevens van betrokkene verstrekken, mits de ontvanger schriftelijk verklaart deze gegevens niet voor een ander doel te zullen gebruiken dan voor het kunnen benaderen van een betrokkene voor een omschreven onderzoek en hij verklaart deze gegevens direct te zullen vernietigen voor zover betrokkene niet aan het onderzoek wil deelnemen.
11.3 Van de gegevensverstrekking als bedoeld in dit artikel wordt door de verantwoordelijke een register bijgehouden. Het register bevat tenminste de aantekening van die gegevensverstrekking die niet direct voortvloeit uit de uitvoering van een wettelijke taak of ter voldoening aan een wettelijk voorschrift en/of die niet direct voortvloeit uit een door betrokkene verleende toestemming.

Artikel 12: Verbod tot verwerking
12.1 De verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, seksuele leven, alsmede persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging en gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag, is verboden, tenzij bij wet anderszins is bepaald.

Artikel 13: Kennisneming van opgenomen gegevens
13.1 De betrokkene heeft het recht zich vrijelijk en met redelijke tussenpozen tot de verantwoordelijke te wenden met het verzoek hem mede te delen of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.
13.2 De verantwoordelijke deelt de betrokkene schriftelijk binnen vier weken mede of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.
13.3 Indien zodanige gegevens worden verwerkt, bevat de mededeling een volledig overzicht daarvan in begrijpelijke vorm, een omschrijving van de doeleinden van de verwerking, de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft, de ontvangers, alsmede de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens.
13.4 Kennisneming houdt ook in het recht op kopieën van de betreffende gegevens.
13.5 Het verzoek kan worden geweigerd op gronden als genoemd in artikel 43 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens:
a) De veiligheid van de staat;
b) De voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;
c) Gewichtige economische en financiële belangen van de staat en andere openbare lichamen;
d) Het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de belangen, bedoeld onder b en c, of;
e) De bescherming van de betrokkene of van rechten en vrijheden van anderen;
13.6 De weigering van inzage is met redenen omkleed. Tegen de weigering kan betrokkene zich binnen 6 weken na de weigering tot de rechtbank te Utrecht wenden met het verzoek dat alsnog aan zijn verzoek wordt voldaan.
13.7 Inzage is gratis. Voor de verstrekking van kopieën zijn kosten verschuldigd volgens het gangbare tarief.
13.8 Een werkgeversverklaring wordt uitsluitend aan de betrokkene zelf verstrekt.

Artikel 14: Correctie, aanvulling, verwijdering en afscherming
14.1 Degene aan wie kennis is gegeven van hem betreffende persoonsgegevens, kan de verantwoordelijke verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
14.2 De verzoeker dient zich deugdelijk te kunnen legitimeren.
14.3 De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Tegen de weigering kan betrokkene zich binnen 6 weken na de weigering tot de rechtbank te Utrecht wenden met het verzoek dat alsnog aan zijn verzoek wordt voldaan.
14.4 De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
14.5 Indien de persoonsgegevens zijn vastgelegd op een gegevensdrager waarin geen wijzigingen kunnen worden aangebracht, dan treft hij voorzieningen die nodig zijn om de gebruiker van de gegevens te informeren over de onmogelijkheid van verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming ondanks het feit dat de grond dus voor aanpassing van de gegevens op grond van dit artikel.
14.6 De verantwoordelijke die naar aanleiding van een verzoek op grond van artikel 14.1 persoonsgegevens heeft verbeterd, aangevuld, verwijderd of afgeschermd, is gehouden om aan derden aan wie de gegevens daaraan voorafgaand zijn verstrekt, zo spoedig mogelijk kennis te geven van de verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming. Hij doet aan betrokkene desgevraagd opgave van de degene aan wie hij de mededeling heeft gedaan.

Artikel 15: Bewaartermijnen
15.1 Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt. Voor de persoonsgegevens wordt een bewaartermijn van 5 jaar aangehouden. Voor de trajecten die gefinancierd zijn vanuit een ESF subsidie geldt een bewaartermijn van 7 jaar.
15.2 Persoonsgegevens mogen langer bewaard worden dan bepaald in het vorige lid voor zover ze voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard. De verantwoordelijke dient wel de nodige voorzieningen te treffen ten einde te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend voor deze specifieke doeleinden worden gebruikt.

Artikel 16: Klachten
16.1 Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, kan hij zich wenden tot de klachtencommissie van de verantwoordelijke conform het klachtenmanagementsysteem van de verantwoordelijke. Dit recht laat de rechten van betrokkene op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens onverlet.

Artikel 17: Looptijd, overdracht en overgang van verwerking
17.1 Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele looptijd van de verwerking.
17.2 In geval van overdracht of overgang van de verwerking naar een andere verantwoordelijke, dienen de betrokkenen van dit feit in kennis te worden gesteld. De verantwoordelijke dient ervoor zorg te dragen dat voornoemde andere verantwoordelijke aan de inhoud van dit privacyreglement is gehouden.

Artikel 18
18.1 Dit reglement treedt in werking op 1 september 2010.

Pluswerk Re-integratie B.V
info@pluswerk.com
www.pluswerk.com
Utrecht, december 2013

Bijlage A Privacyreglement Pluswerk Re-integratie
De registratie bevat per geregistreerde ten hoogste (d.w.z. voor zover van toepassing!) de volgende gegevens:1. Intern dossiernummer
a. werknemer-, deelnemer-, of klantnummer

2. Naamgegevens
a. achternaam, daaronder begrepen de meisjesnaam, met voornamen en roepnaam

3. Adresgegevens
a. adres en huisnummer
b. postcode en woonplaats
c. telefoonnummer

4. Persoonsgegevens
a. geboortedatum
b. geslacht
c. nationaliteit
d. burgerlijke staat
e. naam echtgenoot
f. gezinssamenstelling
g. aantal financieel afhankelijke kinderen
h. BSN nummer
i. Legitimatie

5. Gegevens betreffende de rechtmatigheid van verblijf in Nederland
a. verblijfsvergunning

6. Arbeidsverleden en opleidingsgegevens
a. gegevens van (voormalige) uitkeringsinstanties
b. gegevens van inschrijving bij het Werkbedrijf UWV
c. opleiding/scholing
d. beroep en/of beroepswens
e. omvang in uren van de beschikbaarheid voor arbeid
f. mate van arbeids(on)geschiktheid
g. gegevens over eerdere dienstbetrekkingen
h. diploma’s en certificaten
i. plaatsingsovereenkomsten
j. arbeidsovereenkomsten
k. werkweigeringen

7. Overige op de persoon betrekking hebbende gegevens voor zover van toepassing en voor zover binnen het doel van de registratie:
a. Naam, adres en juridisch karakter van de inrichting, tehuis, opvangadres of pleeggezin waar de geregistreerde verblijft.
b. Arbeidsdeskundige en/of arbo rapportages
c. Gegevens betreffende de medische behandeling, voor zover van belang voor het aangaan of continueren van een dienstverband of traject.
d. Gegevens en beslissingen van beroepsinstanties
e. Gegevens en beslissingen in gerechtelijke procedures
f. De uitslag van een onderzoek voor een verklaring omtrent gedrag en voor zover deze verklaring niet kan worden afgegeven, de redenen die tot het niet afgeven van bedoelde verklaring hebben geleid
g. Correspondentie
h. Gespreksnotities

8. Bewaartermijn
a. Gegevens worden tot maximaal 7 jaar bewaard.

Bijlage B bij Privacyreglement Pluswerk Re-integratie.

Hoe om te gaan met persoonsgegevens van cliënten?
De trajectcoaches hebben allemaal een eigen gebruikersnaam en wachtwoord, waardoor het voor een buitenstaander niet mogelijk is om toegang tot iemands computer en daarmee bij bestanden met persoonsgegevens te komen. Voor derden die werkzaamheden binnen Pluswerk Re-integratie verrichten, geldt er een geheimhoudingsplicht. Derden zijn bijvoorbeeld de IT-specialisten.

De dossiers van cliënten worden, na een werkdag, opgeruimd en blijven niet op bureaus liggen. Dossiers van cliënten mogen in een afsluitbare tas/koffer mee naar huis genomen worden, maar mogen bijvoorbeeld niet in een auto blijven liggen. Alle privacygevoelige informatie (zoals re-integratieplannen en gespreksverslagen) die weggegooid wordt, wordt vernietigd door middel van versnippering. Voor het personeel van Pluswerk Re-integratie geldt een geheimhoudingsplicht, welke is vastgelegd in de individuele arbeidsovereenkomsten.

Persoonsgegevens van cliënten mogen aan derden verstrekt worden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze taak. Persoonsgegevens kunnen ook aan derden verstrekt worden wanneer Pluswerk Re-integratie hiervoor door de wet verplicht is.

Overigen
Bij de contacten met overige organisaties/personen dient onderscheid gemaakt te worden tussen:
Organisaties met een wettelijke taak: Bijvoorbeeld politie ambtenaren. Het komt hoogst zelden voor dat deze instantie om informatie vraagt. Informatie wordt uitsluitend verstrekt na legitimatie en uitleg in het kader van welke wettelijke taak de informatie nodig is. Het verzoek moet schriftelijk worden gedaan.
Advocaten: Advocaten of andere wettelijke vertegenwoordigers, die optreden namens een cliënt, hoeven zich niet te legitimeren. Wel dienen zij overtuigend (bijvoorbeeld door een verklaring van de cliënt) aan te tonen dat zij de cliënt vertegenwoordigen.
Organisaties waar afspraken mee gemaakt zijn: Er zijn enkele organisaties waarmee een regelmatige gegevensuitwisseling plaatsvindt die voortvloeit uit het feit dat wij op aanverwante terreinen actief zijn. Deze uitwisseling is noodzakelijk voor de uitvoering van de taken en bereiken van doelstellingen van de onderscheiden organisaties Voorbeelden hiervan zijn: Arbo-dienst, Werkbedrijf UWV en gemeenten.
Voor het overige wordt er geen informatie verstrekt aan derden.